1. Chức năng:
Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong quản lý hoạt động quan hệ đối ngoại, các hoạt động hợp tác quốc tế và các dự án quốc tế của Trường.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Quan hệ đối ngoại:
- Phối hợp với các đơn vị tìm kiếm, tìm hiểu các tổ chức, cá nhân có năng lực, uy tín và thiện chí hợp tác trong lĩnh vực đào tạo, NCKH, ... để đề xuất với Hiệu trưởng xác lập quan hệ hợp tác. Đề xuất phương án chọn lựa đối tác, lĩnh vực hợp tác. Duy trì mối quan hệ hợp tác với đối tác.
- Tổ chức đoàn vào, đoàn ra cấp Trường; làm các thủ tục xuất nhập cảnh và đưa đón khách quốc tế; thực hiện công tác lễ tân, tham mưu cho Hiệu trưởng các thủ tục nghi thức ngoại giao; hỗ trợ các thủ tục liên quan đến xuất nhập cảnh cho GV, SV nước ngoài trong thời gian làm việc tại Trường; theo dõi, đánh giá kết quả làm việc và rút kinh nghiệm để tham mưu cho Hiệu trưởng.
- Đầu mối giao tiếp: sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách cấp Trường do Hiệu trưởng chỉ định bao gồm tổ chức các buổi làm việc, ghi chép biên bản các phiên làm việc.
- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Ban giám hiệu đi công tác nước ngoài.
- Xin phép tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học, sinh hoạt học thuật quốc tế. Phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học, sinh hoạt học thuật quốc tế.
- Xây dựng/triển khai các chương trình trao đổi sinh viên (student exchange) với các đối tác.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan trong và ngoài Trường xây dựng và phát triển các quan hệ hợp tác phù hợp với đặc thù và định hướng phát triển Trường. Làm đầu mối quản lý các hoạt động đối ngoại của các đơn vị trong Trường, phối hợp hướng dẫn, giúp các khoa phát triển quan hệ quốc tế.
- Tiếp nhận, soạn thảo, dịch và gửi các tài liệu, thư, điện phục vụ cho các hoạt động quan hệ quốc tế chung của Trường. Dịch các bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ do Trường cấp sang tiếng Anh cho người học. Chứng nhận các bản dịch thư mời đi công tác nước ngoài.
- Rà soát và tham mưu các MOU cấp Trường cho BGH.
- Xây dựng chính sách Phân loại đối tác doanh nghiệp cấp Trường và chăm sóc doanh nghiệp cấp Trường tùy theo mức tài trợ tương ứng.
2.2. Quản lý dự án:
- Tìm kiếm và giới thiệu các dự án trong và ngoài nước cho các Khoa, phòng thí nghiệm và các đơn vị chuyên môn, hoặc đăng kí thực hiện các dự án phù hợp với chuyên môn của Phòng Quan hệ Đối ngoại theo chỉ đạo cụ thể của Hiệu trưởng.
- Cùng với các đơn vị liên quan đàm phán với các đối tác nước ngoài trong việc xây dựng và quản lý các chương trình liên kết đào tạo. Hỗ trợ Văn phòng Các hương trình đặc biệt làm việc với các cơ quan chức năng để thực hiện thủ tục cấp phép gia hạn chương trình liên kết đào tạo
- Tìm kiếm và quản lý các chương trình học bổng ngoài khu vực Đông Nam Á (đại học và sau đại học) cho sinh viên và viên chức của Trường.
- Tham gia hội thảo do đại sứ quán/lãnh sứ quán các nước và các tổ chức phi lợi nhuận tổ chức để mở rộng kết nối.
- Tổ chức các seminar, chuyên đề liên quan đến quan hệ đối ngoại và phổ biến các dự án.